文法さえあっていればどちらの動詞を使っても問題ないと思います。しかし、私個人の経験から言うと、標識とかにはtellは使わずsayをたしかに使いますね。
その理由は、標識は普通、一般人全てに対してのものなので、わざわざ目的語のusを後ろにつける必要がないsay が使いやすいからなのではないかと思います(もちろんsays の後ろにto usとつけることもできますが、2語も付け加えるのはめんどくさくて好まれないか冗長と見なされると思います。) 。一方、報告書のようなものは、例文の通り、もっと特定された人(専門家などような人のみ) しか読まないので、目的語をつける方が対象者がより明確になり好まれるんじゃないかなと思います。
この日本語があれば、私もおそらく報告書にはtells us 、標識には says を使うと思います。が、報告書に関しては文脈やその書類の内容によってはsays もつかうかもしれません。また、口語か文語かによっても変わってきます。

高校生なのであれば、文法さえあっていれば、あんまりこの2語の違いに関しては気にされない方がいいと思います。